Профессиональная организация фам-трипов и ознакомительных инспекций в сфере MICE

DMC EVENT TRAVEL

На главную Организация деловых мероприятий в Сочи

Ознакомительные туры для целей MICE или Business Event несколько отличаются от «классических» туристических рекламных туров, организуемых туроператорами для представителей туристических агентств. Отличия в основном связаны со спецификой самой отрасли.

Когда мы проводим «сборные» ознакомительные туры для представителей MICE и BT агентств, их интересуют те же стандартные туристические возможности региона: аэропорт, отели, транспорт, рестораны, стандартные экскурсионные объекты.

Но специфика в том, что речь идет о больших группах гостей, прибывающих одномоментно. Отели инспектируются именно с точки зрения возможности беспроблемного приема больших корпоративных групп, важными моментами является должный уровень сервиса (5 звезд) и достаточные конференц-возможности. То же самое с транспортными возможностями, ресторанами и другими площадками.

Важным моментом является знакомство участников с транспортной инфраструктурой региона, в частности, демонстрация простоты, логичности и связанности перемещения групп различной численности, общей логистики их перемещения в рамках тех или иных планируемых мероприятий.

Помимо вышеперечисленных «стандартных» пунктов в программы наших фам-трипов всегда входят готовые предложения по организации командообразующих решений, корпоративных приключений и квестов, нестандартных экскурсий, пикниковых программ на природе, этнографических туров и других тематических программ досуга и отдыха.

Достаточно часто мы проводим ознакомительные инспекции под уже существующие заказы. В рамках таких программ демонстрируется не столько разнообразие объектов, площадок и ресурсов, сколько - некая общая логистика, план и общие контуры уже подготовленной программы для конкретного региона.

Фам-трипы нашей отрасли — это, в первую очередь, ответ на конкретные цели и задачи заказчика в рамках планируемого им проекта. И чем более этот ответ релевантен задачам, тем больше шансов на успех. А успех — это заказ.

Фордевинд

Фам-трипы

Правила профессиональной организации

Подробнее о «Фордевинд»

Проведя за все годы работы сотни фам-трипов и профессиональных инспекций, мы с уверенностью считаем себя экспертами в этой области. Вот те десять обязательных элементов, которые мы выделили для себя опытным путем и которыми руководствуемся при формировании и проведении наших туров:

Содержательность

Мы стараемся максимально раскрывать возможности региона, заранее согласовывая с участниками фам-трипа их интересы и приоритеты в получении новой информации о регионе. В зависимости от этого формируется содержание наших программ, выстраиваются временные пропорции и приоритеты в посещении тех или иных отелей, площадок, экскурсионных объектов.

Обязательность

Важным моментом является неизменность заявленной и согласованной программы. Если что-то меняется в результате неких форс-мажорных обстоятельств, то мы делаем равноценную замену и в любом случае заранее предупреждаем об этом участников. Остается отметить, что подготовку таких возможных опций и замен мы проводим заранее еще на стадии формирования программы.

Баланс

Наша цель – дать максимум полезной информации, но с другой стороны не создать ее переизбыток, не перегрузить участников. Здесь важно правильно расставлять акценты и выделять главное.

Сценарий

Важно облечь всю программу фам-трипа в некий единый игровой сценарий. Это может быть квест, некий тимбилдинг, приключение, какой-то общий игровой сценарий всей программы.

Логистика

Логистика перемещения группы должна быть тщательно продумана. Участники не должны проводить в дороге много времени. Не должно быть слишком длинных переездов. Объекты посещений должны быть логично выстроены. Обязательно продумываются санитарные остановки и остановки для отдыха.

Тайминг

Важным моментом, за которым мы тщательно следим является соблюдение тайминга. Все должно делаться в соответствии с расписанием и в срок. Здесь нужно сказать пару слов об одном негативном моменте с которым приходится иметь дело и даже бороться – это так называемые «фотографы», участники, которые любят везде фотографироваться и зачастую задерживают группу.

Персонал

Грамотный, знающий сопровождающий, гид. Лучше два сопровождающих: организатор от лица компании - профессионал (опытный менеджер, не понаслышке знающий регион с точки зрения организации здесь мероприятий), а также профессиональный экскурсовод (знающий историю и особенности региона).

Транспорт

Ну и конечно же транспорт – автобусы или микроавтобусы должны быть комфортными и новыми, водители – опытными и проверенными.

Отдых

Обязательным моментом для нас является выделение свободного время для участников. Нельзя забывать, что несмотря на развлекательный характер фам-трипы являются работой, и коллегам просто необходим отдых для «переваривания» новой информации.

Эмоции

Мы по-настоящему заботимся о том, чтобы наши программы и наш край приносили участникам светлые чувства и позитивные впечатления, которые они в дальнейшем смогли бы передать своим клиентам и коллегам.

Негативные моменты

Один из негативных моментов с которым мы сталкиваемся при организации ознакомительных туров — участие в программах неспециалистов. Это родственники, друзья, «нужные люди». Бывает сложно проверить действительно ли данный участник в списке является сотрудником, той компании от лица которой он едет. Часто бывает, что за такого участника «просит» компания-партнер, компания-заказчик, и мы не можем отказать. Такие участники обычно легко выявляются в процессе инспекций. Они проявляют мало интереса к профессиональным и техническим вопросам программы, не интересуются объектами и услугами поставщиков, не задают вопросов. Обычно количество таких участников не велико, примерно это от 10-15% от состава группы. Нельзя сказать, что это доставляет какие-то прямо серьезные проблемы, но это имеет место быть.

Еще один момент это, так называемые «профессиональные участники» — они постоянно участвуют во всех программах, их постоянно встречаешь в составе той или иной группы, но никакого эффекта от их участия не ощущается, они не принимают решений и никак не влияют на формирование спроса, на поступление заказов.

Бывают также участники, как мы называем их «всезнайки & негатив». Они «все знают» и настроены ко всему негативно, проще говоря, все ругают. К таким участникам сложно найти подход, они на своей волне. Все что мы можем делать, это находится рядом и стараться как-то нейтрализовывать их негативное влияние своими позитивными комментариями.

Довольно часто наши коллеги из туристической отрасли при проведении «рекламников» говорят о проблеме пьянства и плохого поведения некоторых участников. Но мы, по правде говоря, хотя конечно вина и другие алкогольные напитки являются частью практически любой программы, еще не разу не сталкивались с плохим поведением участников.

Должен ли фам-трип быть платным?

На наш взгляд ознакомительные туры должны быть платными. Мы не говорим о том, что нужно зарабатывать деньги непосредственно на самих программах. Стоимость должна рассчитываться с учетом минимальных цен на услуги поставщиков, с учетом всевозможных скидок. Организующее агентство не должно делать каких-либо своих наценок на проекты подобного рода. Но в целом, стоимость должна быть, программа не должна быть полностью комплементарной. Как для сборных фам-трипов, так и для инспекций в рамках планируемых проектов. В последнем случае, кстати, если заказ подтверждается стоимость предварительной инспекции компенсируется заказчику - просто вычитается из стоимости реализуемого проекта.

Мы считаем наличие стоимости у ознакомительных туров — важным, и даже принципиальным моментом. На наш взгляд, это некий «фильтр», который отсеивает лишних участников и оставляет только заинтересованных профессионалов. С другом стороны, гораздо легче выстраивается работа с поставщиками, принимающими участие в формировании туров. Во-первых, при наличии оплаты, гораздо легче требовать нужное качество услуг, во-вторых, нет моральной зависимости от поставщиков и рисков испортить отношения.

Основные направления наших ознакомительных туров:

Геленджик -Новороссийск- Абрау-Дюрсо - Винная Долина - Анапа.
Сочи, новые площадки: Красная Поляна, территории Заповедника и Национального парка.
Абхазия: Сочи - Гагра - оз. Рица - Пицунда - Новый Афон.
Краснодар - Адыгея, плато Лаго-Наки - Геленджик.

Перейти в портфолио