Конференции как маркетинговый ход

Целью конференции является в основном обсуждение вопросов, связанных с профессиональной деятельностью или занятием людей, которые там встречаются. Многие ассоциации встречаются, потому что некоторых их членов объединяет добровольная или благотворительная деятельность, одно и то же вероисповедание или хобби.

Международные организации, занимающиеся конференциями

Союз международных ассоциаций МАУ (насчитывающий более 300 участников) в Брюсселе
Международная ассоциация конгрессов и съездов ICCA (насчитывающая свыше 50 чел.) в Амстердаме
Из данных, собранных организациями, следует, что государствами, в которых больше всего организованных конференций, являются:

• США,
• Германия,
• Великобритания,
• Италия,
• Франция

Особенности конференции

Конференц-поездки характеризуются:

• высокое качество обслуживания,
• необычная привлекательная программа,
• уникальность,
• экзотические ощущения,
• этих программ нет на рынке,
• эти программы включают, сюрпризы, например, стрельба из арбалетов, прыжок на Банги, paintboal-(военная игра).

Эти поездки служат:

• интеграция среды людей, которые участвуют в них,
• формирование лояльности сотрудников компании,
• избрание лидеров компании,
• они включены в систему управления компанией.

Тенденции развития

Организаторы конференции по-прежнему ищут что-то удивительное или новое, что надолго останется в памяти участников. Если участники заявляет, что окружающая среда и тип услуг практически такой же, как и на многих конференциях, их мнение о событии может быть не таким хорошим, как хотелось бы организатору.

Продажа конференц-услуг зависит от продвижения на рынке и бренда компании. Бренд, как правило, сопровождается гарантией возврата денег, если отель не предоставляет необходимый уровень обслуживания. Примерами известных брендов конференций гостиничных услуг являются Coference Privilege сети Форте, встреча Edge сети Marriot и Conferenceplan сети Thistle Hotels. Такие действия направлены на то, чтобы покупатели могли рассчитывать на услуги на очень высоком уровне.

Профессия организатора конференции

Профессиональные организаторы являются менеджерами продуктов, в данном случае всего мероприятия, и, от времени, консультантами, консультирующими по таким вопросам, как методы коммуникации, маркетинг и связи с общественностью, налоги и страхование. Спектр услуг профессиональных организаторов конференции охватывает весь спектр потребностей клиента. К ним относится мин.: помощь при подаче заявок на организацию конференций, помощь в определении целей, консультации по вопросам налогообложения, создания предварительного плана, эскиз свертки доходов и расходов, финансовые консультации, предварительные вопросы, спонсорство, стипендии, кредиты, сборов за регистрацию, учет, контроль банковских счетов, реестров доходов и расходов, переговоры с центрами, отелями и другими местами, организационная структура, встречи с организационными комитетами, системы регистрации, выставки, плакаты, связь с дикторами, маркетинга и public relations, пресс-служба, транспорт гостей.

Посредники организации конференции

Турагенты, туроператоры, гостиницы, компании по связям с общественностью и производственные компании-это лишь некоторые из компаний, занимающихся поиском мест и планированием части или всего данного собрания от имени клиента. Одним из основных типов посредников, которым особенно рекомендуется проводить национальные и международные мероприятия ассоциаций и правительственных конференций, являются профессиональные организаторы конференции. Организационные компании в местах назначения являются основными посредниками. Довольно ограниченные задачи по сравнению с посредниками выполняют агентства, которые занимаются подбором мест. Производственные компании, занимающиеся конференциями, заботятся о предоставлении аудиовизуального оборудования и спецэффектов, имеют опыт проектирования и подготовки места встречи и бэкэнда. Они также работают компании, отвечающие за маркетинг места. Они предоставляют покупателям всю необходимую информацию. Их роль заключается в продвижении города, указывая на все его сильные стороны. Они также участвуют в разработке продукта, поиске слабых мест и инфраструктуры, а также в работе по их улучшению.

Организация или участие в конференции

Преимущества участия в конференции:

• получение ценных знаний,
• расширение круга контактов в отрасли,
• отслеживание новых тенденций и решений,
• поиск новых клиентов.

Организация конференции

Конференции в большинстве случаев организуются для достижения организатором хотя бы одной из следующих двух целей. Это:

• конференции, организованные для получения прибыли для предприятия,
• конференции, организованные для получения рекламы и рекламы для вашей организации.

Ниже охарактеризованы и описаны оба типа конференций.

Конференции, организованные для получения прибыли для предприятия

Некоторые предприятия создаются для проведения конференций, а затем продавать билеты. Цель такой компании-выбрать ведущую тему и отрасль данной конференции, а затем нанять или нанять наиболее компетентных людей, которые будут выступать на таком мероприятии. Это важный процесс, потому что нередко люди, чьи выступления появятся на конференции, будут привлекать участников, которые могут заплатить за знания, полученные на конференции.

Еще одним важным аспектом организации конференции является выбор места проведения данного мероприятия. Крайне важно, чтобы организатор выбрал место, особенно удобное для общения, потому что на конференции нередко приезжают люди и компании со всей страны и даже мира. Таким образом, расположение (например, недалеко от ближайшего аэропорта, каналов связи, городских центров) является ключевым фактором, который будущие участники принимают во внимание при покупке билета на конференцию. Помимо легкости проезда важен престиж места, но и большое количество потенциальных участников мероприятия в непосредственной близости, например, хорошим местом для проведения технологической конференции является силиконовая долина в США.

Конференции, организованные для получения рекламы и рекламы для вашей организации

Также нередко предприятия создают конференции, чтобы представить свои собственные решения, поделиться знаниями, полученными компанией, или встретиться с клиентами. Эти конференции часто являются бесплатными для участников и организатор обязуется покрыть участие, а иногда даже ночлег, когда конференция организована в течение нескольких дней.

Цель организации такой конференции является продвижение для компании, возможность развивать отношения с клиентами, демонстрация нового продукта или передача ценных знаний для клиентов для появления вашего профессионализма и создание бренда компании.

Организация бесплатной конференции является частью стратегии, называемой входящим маркетингом.