Как выбрать банкетный зал для корпоратива?

Корпоратив предоставляет возможность сотрудникам встретиться и пообщаться в нерабочей обстановке, поэтому грамотный выбор локации является важной частью подготовки мероприятия. Выбирая банкетный зал на корпоратив, нужно учитывать множество деталей, от расположения и вместимости до дизайна и оснащения.

Оценив потенциальное место проведения корпоратива по нескольким параметрам, можно определить, подходит площадка или нет. На что обратить внимание при поиске банкетного зала?

Формат праздника

Зал для корпоратива, разумеется, должен вписываться в формат мероприятия. Если запланирована официальная часть, в зале должна быть сцена, а если конкурсы и дискотека — место для танцев.

Вместе с тем не стоит забывать и об усредненных предпочтениях аудитории, чтобы всем гостям было комфортно находиться в выбранной локации.

Оформление зала

Дизайн зала также играет роль. Будь то классическая обстановка, колоритный тематический интерьер или лаконичный европейский стиль, оформление зала не должно конфликтовать с темой праздника. Возможно, потребуется добавить дополнительный декор, обустроить велком-зону или пресс-волл.

Функциональность и вместимость

Площадь зала должна быть такая, чтобы не только удобно разместить всех участников при выбранной рассадке, но и учесть удобство нахождения в зале ведущего и артистов. Здесь стоит отталкиваться от числа гостей: для малой группы слишком просторное помещение будет казаться пустым и неуютным, а для большой компании лучше выбрать вместительный зал.

Можно даже рассчитать площадь зала, ориентируясь на число гостей. Для активного мероприятия оптимальная площадь на 1 человека будет составлять примерно 2 кв. м. Таким образом, для праздника на 50 гостей понадобится не менее 100 кв. м площади.

Банкетный зал на корпоратив — не только место для приема пищи. Он должен быть многофункциональным. Как уже было сказано выше, для выступления артистов в зале должна присутствовать сцена. Помимо этого, могут пригодиться и другие вспомогательные зоны — гардероб для зимнего сезона, место для подготовки артистов перед выходом, помещение для отдыха официантов.

Рестораны Сочи (центр)

Рестораны Адлера, Олимпийского парка

Рестораны Красной поляны

Оснащенность

При выборе подходящего зала для корпоратива следует учитывать массу нюансов. Один из них — оснащенность. Нужно заранее узнать, что входит в аренду площадки, какая предоставляется мебель и посуда, есть ли кондиционер, интернет и другие необходимые удобства.

Для шоу-программы понадобится аудио и видеооборудование, поэтому также нужно узнать, есть ли возможность использования такового.

Расположение

Путь до банкетного зала не должен отнимать много сил и времени, ведь на праздник гости не должны приходить уставшими. Здесь стоит оценить, как далеко находится банкетная площадка от остановок общественного транспорта, можно ли добраться до локации на такси или автомобиле.

Если же банкетный зал располагается в парке или за городом, то при аренде такого помещения бонусом будут прилагаться красивая подъездная зона, возможность полюбоваться пейзажами и подышать свежим воздухом.

Если зал находится за пределами города или населенного пункта, лучше заказать трансфер. В зависимости от числа гостей, можно выбрать микроавтобус, автобус или несколько автомобилей. Главное — комфорт.

Уединенность и удобства

Если ресторанный комплекс предоставляет только один зал в аренду, это значит, что весь ресторан будет в распоряжении только одной группы гостей. В случае, когда ресторан сдает несколько банкетных площадок, лучше заранее уточнить, как обеспечивается уединенность и комфорт на мероприятиях, проходящих параллельно. Это нужно, чтобы гости мероприятий чувствовали себя свободно и не пересекались друг с другом.

Выбор банкетного меню

Помимо аренды самого помещения, при выборе банкетного зала нужно позаботиться и о меню. Это может быть микс блюд кухонь разных стран мира или же блюда, отвечающие теме праздника. При составлении меню не стоит забывать о гостях, придерживающихся определенной диеты, поэтому на столе должны присутствовать разнообразные продукты, чтобы у гостей был выбор. Также стоит продумать карту напитков: алкогольные и безалкогольные, холодные и горячие.

Время аренды

Каждая компания предлагает свои условия аренды банкетного зала. Одни работают в строго отведенные часы, другие подстраиваются под нужды конкретного клиента. Поэтому при бронировании банкетной площадки важно уточнить не только часы работы самого заведения, но и график работы персонала. Бывает, что кухня закрывается раньше, чем заканчивается мероприятие. Тогда за сверхурочную работу официантов и поваров на банкете нужно будет доплатить.

Использование оборудования для зрелищ и концертов

Тут все зависит от предполагаемой шоу-программы. Если запланирован концерт, нужно определить, есть ли возможность подключения акустического и видеооборудования. Может быть, в зале уже изначально предусмотрено необходимое оснащение.

Если запланировано использование холодных фонтанов для помещений, нужно заранее уточнить, подходит ли зал для такого рода зрелищ. Вместе с тем и для уличного фейерверка понадобится специальная площадка, поэтому следует поинтересоваться заранее, допустимо ли использование пиротехники.

Обслуживание банкета

Какое впечатление произведет корпоратив на гостей, зависит не только от качества блюд и программы развлечений, но и от уровня сервиса. Подготавливает и обслуживает банкет целая команда: уборщики, бармены, официанты, диджеи и т. д. Здесь важно, чтобы персонал выполнял свои обязанности, следуя обозначенным инструкциям.

Не менее важно, чтобы на банкете присутствовало нужное количество официантов. Обычно один официант может обслуживать 8-15 гостей. Исходя из числа присутствующих на корпоративе, легко заранее определить, сколько потребуется официантов.

Условия сотрудничества

При выборе банкетного зала на корпоратив нужно ориентироваться не только на дизайн и оснащение, но и на условия предоставления услуг. На этапе переговоров важно уточнить, что входит в стоимость аренды, размер предоплаты, возможные дополнительные расходы. Как правило, все права и обязанности сторон прописываются в договоре. Договор защищает интересы обеих сторон, помогает не потерять деньги и заказчику, и исполнителю.

Сроки

Начинать поиск банкетного зала для корпоратива следует не позднее, чем за 1 месяц до предполагаемой даты праздника. Чем больше будет времени, тем лучше, ведь подготовительные мероприятия включают не только бронирование площадки, но и составление меню, и разработку сценария, и многие другие моменты.

Перед тем как смотреть зал вживую, следует изучить фотографии площадки и отзывы клиентов, а также узнать, свободен ли зал в нужную дату. Лучше сразу наметить 2-4 варианта, подходящих под заданные параметры.

Важно: перед календарными праздниками приступать к поиску банкетного зала следует не позднее, чем за 3 месяца. В преддверии Нового года, 23 Февраля и 8 Марта спрос, как правило, возрастает.

Итак, чтобы выбрать банкетную площадку, советующую всем требованиям, нужно учесть множество деталей. Чтобы подготовка к празднику не была слишком утомительной, можно поручить эту задачу профессионалам. Например, организатору корпоративов. Этот специалист не только подберет банкетный зал, но и поможет решить другие вопросы, связанные с подготовкой корпоратива.