Экспертный подход к организации мероприятий Сочи, Геленджик, Анапа, Краснодарский край
28 июля 2023

Советы по проведению корпоратива для небольшой организации

Если число работников организации не слишком значительное, как правило, поводов для проведения корпоративной вечеринки тоже не слишком много. Это если взглянуть на ситуацию исключительно под углом числа сотрудников. Дни рождения с юбилеями — на этом список причин обычно исчерпывается. И действительно, в такой ситуации гораздо проще учитывать пожелания каждого из работников по отдельности. Если коллектив формируется лишь тремя сотрудниками, споры в таком случае практически не возникают. Потому что при таком ограниченном числе работников подразумевается и аналогичное количество единомышленников. При этом фактически невозможно организовать более масштабные, например, спортивные состязания. Ведь разделить на отдельные команды ограниченное число сотрудников точно не удастся.

То же самое условие является справедливым и для осуществления выбора площадки, на которой будет проведен запланированный корпоратив. При наличии ограниченного количества работников, характерным будет их практически единодушное стремление к атмосфере полного уюта, в которой не будет возникать ни малейших трудностей для персонального общения. А кроме того, стоит учитывать и формат события, во имя которого устраивается корпоратив. Так что в данной статье речь зайдет не только и не столько о мероприятии для ограниченного числа работников, сколько о качественном подборе программы данного мероприятия.

Несколько советов, касательно подбора площадки

Несколько советов, касательно подбора площадки

Если подходить к организации вечеринки с умом, следует в обязательном порядке воспринимать выбираемую площадку, в качестве неотъемлемого элемента проводимого корпоратива. Ведь вдумчиво выбранная площадка сможет не только реализовать все запланированные по сценарию задумки, но и гарантированно будет способствовать формированию у участников вечеринки необходимого настроя.

Если лицу, возглавившему корпоратив (как правило, таковым будет выступать начальник), захочется избежать разочарования от проводимого мероприятия, ему следует принимать во внимание следующие показатели:

Специфика управления выбранной локацией

Несколько советов, касательно подбора площадки

Имеется в виду готовность владельцев и обслуживающего персонала площадки согласиться с требованиями, даже если заказчиком мероприятия выступает небольшой коллектив. Подобная готовность всегда считается одним из наиболее значимых условий оказываемого сервиса. У заказчика всегда может появиться необходимость каких-либо дополнительных требований к персоналу: продлить оплаченное снятие помещения в аренду, пригласить необходимого специалиста, осуществить доставку и настройку дополнительного оборудования и, разумеется, сделать заманчивую скидку для заказчика. При соблюдении всех этих условий проведение вечеринки гарантированно будет значительно приятнее, чем даже планировалось организатором изначально.

Режим функционирования выбранного места для проведения мероприятия

К подобным условиям относится и вероятная сезонность выбранного места, и круглосуточная работа площадки. Это будет немаловажным фактором, если заказчик предполагает с немалой долей уверенности, что в ходе проведения мероприятия возникнет необходимость его пролонгации до рассвета.

Доступность площадки для транспорта

Доступность площадки для транспорта

Выбранное место вполне может оказаться весьма удаленным от центра города, следовательно должен присутствовать обязательный доступ для вызванных такси. Причем обязательное наличие мест для расположения транспорта будут важными не только для привоза или последующего развоза гостей, но и для доставки в заведение всего необходимого, а также для своевременного прибытия приглашенного ведущего или артистов.

Условия аренды

Прописываемые в арендном соглашении непосредственные условия этой самой аренды. Здесь речь пойдет не только о запланированном бюджете мероприятия, но и о возможности применения какой-либо инфраструктуры дополнительного типа: игровыми зонами, спортивными предметами, необходимым для того же барбекю оборудованием. Последнее имеет высокую значимость при мероприятии, подразумевающим выезд коллектива на природу. Организаторам корпоратива остается лишь учитывать некоторые дополнительные условия аренды, если речь заходит о его проведении в заведении бюджетного типа (библиотеке, планетарии, музее).

Присутствие дополнительного оснащения

Грамотно выбранная качественная площадка гарантирует, как дополнительные составляющие инфраструктуры, так и обеспечивает соблюдение требований безопасности и норм санитарии. Иными словами, у выбранной локации присутствует необходимая вентиляция или обогрев (если мероприятие запланировано на холодное время года), а также обеспечивается необходимый уровень освещенности и наличие требуемого оборудования (впрочем, последнее нередко заказывается на стороне).

Размеры арендуемого помещения и его логистика внутреннего типа

Как была выше упомянуто, у небольшого коллектива практически будет отсутствовать малейшая вероятность критической недостаточности выбранной площадки для проведения корпоратива. При этом организатору все же настоятельно рекомендуется учитывать зонирование арендуемой территории. Кроме самой арендуемой локации вполне может понадобиться присутствие места для встречи особо значимых гостей, наличие зоны для фотографирования (а в некоторых заведениях имеется в наличии запрет на съемку внутри фото или видео), или зона, именуемая в ночных клубах чилл-аутом, а на корпоративе лаунджем, необходимым для приватного отдыха, вдалеке от громкой музыки и общения. А если во время мероприятия запланировано активное перемещение его участников, требуется еще и учитывать его, наряду с движением обслуживающего персонала.

Финансовые планы на предстоящее мероприятие

Необходимо отметить, что, даже если таковое является рассчитанным на не слишком большой коллектив, вряд ли организатору удастся сэкономить несколько существеннее, нежели при организации масштабного мероприятия. Вложенные организатором затраты, как трудовые, так и финансовые, нередко бывают в достаточной степени одинаковыми для праздничного мероприятия небольшой организации или же для коллектива, раза в четыре большего. Исключением будут только услуги, кратные количеству участников. Как правило, для нанятого ведущего не представляет ни малейшей разницы, пятеро участников перед ним или их в 3 раза больше. А услуга, именуемая кейтерингом, может стоить организатору не привычные 10%, а вдвое дороже, и это как минимум. Далее рекомендуется обратить внимание на несколько рекомендаций, посвященных оптимизации предстоящих расходов:

  • не стоит ставить своей целью преследование «горячей» даты — стоимость услуг на празднование Нового года 31 декабря будет в разы дороже, чем 28 декабря или, например, 2 января; рекомендуется всегда выбирать более «тихую» дату, когда и возможных конкурентов будет гораздо меньше;
  • не следует выбирать полностью авторский сценарий, всегда лучше адаптировать программу праздника, исходя из вкусов и интересов;
  • лучше всего предлагать нанятым специалистам предоплату в 100%, а также обещать им благодарственные отзывы в социальных сетях, если, конечно, праздник удастся;
  • самостоятельно способствовать снижению стоимости мероприятия — закупить своими силами призы и награды, договориться с владельцем заведения о самостоятельной покупке спиртного, заинтересовать в проекте мероприятия собственного работника, обладающего талантами дизайнера и т.д.;
  • до предела облегчить возможный документооборот, отказавшись от объявления тендера — зачастую именно отдельные пункты заключаемого соглашения и тендер являются главными причинами отказа многих агентств от сотрудничества, а небольшому коллективу тендер и не понадобится.

Где лучше всего проводить мероприятие

Где лучше всего проводить мероприятие

Специально арендованная студия или лофт

Даже откровенно небольшое пространство способно вдохновить работников на проявление собственных талантов. Особой популярностью могут пользоваться создание видеосьемки о жизни в офисе, чтобы каждый мог взглянуть на самого себя со стороны. Можно организовать состязание между сотрудниками, причем предметом состязания может выступать что угодно: от персональных вокальных данных до кулинарных умений.

Кафе или сходное заведение

Кафе или сходное заведение

Любое, даже самое невзрачное помещение, способно заиграть новыми, далекими от привычных, яркими красками, особенно если к украшению помещения нестандартно подойдут сами участники корпоратива. Можно выбрать из многочисленных тематик, на которые только способно будет воображение участников. Например, если все участники нарядятся сказочными персонажами, пиратами или ковбоями со Среднего Запада. Эта способность по-новому взглянуть на собственных коллег гарантированно оставит неизгладимый след в душе каждого присутствующего на мероприятии.

Рабочая территория компании

Многие могут решить сэкономить на проведении корпоративной вечеринки, чтобы не тратиться на аренду какого-либо помещения. Таким работникам прекрасно подойдет кабинет руководства или даже конференц-зал (зависит от числа участников). Список же возможных мероприятий практически неограниченный, на сколько хватит воображения.

База отдыха или гостиница

Природа за городом, городской сквер или парк

В таких местах уже присутствует возможность проведения корпоратива, обладающего различной тематикой. В крупных гостиничных комплексах зачастую имеется в наличии все необходимое: спортивный зал, зал для фитнесса, даже некоторые не самые большие спортивные площадки.

Природа за городом, городской сквер или парк

Главное в таких местах соответствовать требованиям, не оставлять после себя остатков кострища или рассыпанного повсюду мусора. В загородном лесу можно устроить состязание в стиле зарницы, соревнование по полноценному ориентированию на местности, экологическое проведение пикника. В городском сквере вряд ли будет позволено пожарить шашлык, а вот за городом — запросто. Главное, необходимо повториться — не оставлять после себя следов от нанесенного вреда окружающей среде.

"Военный" полигон

Такая площадка замечательно подойдет для устройства соревнований. Сегодня многие компании специализируются на предоставлении услуг по организации пейнтбольных столкновений, лазертага. Доступным будет даже краткое освоение курса молодого бойца, в роли которого выступит сидящая в бухгалтерском кресле коллега, далекая от спорта.

Любые в той или иной степени неизведанные озера и прочие водоемы

Где лучше всего проводить мероприятие

Каждый участник корпоратива примерит на себя роль бесстрашного пирата или же, напротив, невинной жертвы — зависит от избранного квеста. Любому из участников предлагается освоение прежде незнакомого плавучего средства. А сплав по быстрой горной речке на нем оставит в душе незабываемые эмоции. С такой бурной программой никто гарантированно не заскучает даже на самом немногочисленном корпоративе.

Перечисленными выше способами устройства мероприятий в Сочи услуги нашей команды точно не ограничиваются. У специалистов Фордевинд имеется весьма богатый опыт по организации мероприятий различной тематики. Мы всегда сможем подобрать качественную площадку для корпоративной программы разного формата. Наша компания обладает весьма существенной базой многократно проверенных партнеров. Залогом нашего участия в оформляемом мероприятии будет надлежащее соответствие выбранной площадки высочайшим сервисным и техническим условиям.

Фордевинд

Помимо этого, компания Фордевинд:

  • способна предлагать клиенту, как готовую программу запланированного им корпоратива, так и специально разработанный для него сценарий, с учетом его запросов и требований;
  • применяет в своей работе наиболее актуальные инструменты по-настоящему эффективного менеджмента, чтобы любой корпоратив запоминался клиенту надолго;
  • осуществляет полноценную поддержку в обеспечении заказчика необходимым оборудованием и его доставке на место проведения мероприятия;
  • предоставляет полноценный сервис в отношении проектного менеджмента, дабы корпоративная культура компании-заказчика дополнялась не только интересными, но и полезными мероприятиями, способными применяться в дальнейшем постоянно.