Гибридные мероприятия: что они из себя представляют?

Главной тенденцией последних нескольких лет в ивент-индустрии является распространение гибридных мероприятий. Их делают всё масштабнее и интереснее. Такие события широко применяются корпорациями, некоммерческими структурами и организаторами шоу.

Главное преимущество этого формата — высокая эффективность достижения целей. Но в чём тут суть, каковы сильные и слабые стороны, как организовать и провести смешанную программу?

Основные черты

Гибридное мероприятие содержит признаки как офлайновых, так и виртуальных акций. Одни события идут непосредственно на избранной площадке, в них можно поучаствовать вживую. Другие перемещаются в интернет, что позволяет зрителям отрешиться от привычной роли пассивного наблюдателя. Они превращаются в полноправных участников происходящего, влияют на ход событий. «Гибриды» подчиняются трём базовым требованиям:

• применение специфических технических средств;
• интерактивность;
• определённая продолжительность.

Интерактивный характер мероприятия выдержать непросто. Необходимо, чтобы расположенные на расстоянии чувствовали себя полноправными участниками происходящего, а находящиеся на месте не забывали про них. Но и превращать продуманные действия в беспрерывное уточнение «кто что делает», допускать раздражённый обмен репликами нельзя. Правильный подход требует добавления элементов:

• иммерсивности (гибкого вовлечения в процесс);
• инфотейнмента (сочетаний развлекательного и информационного материала);
• геймификации — чтобы всё воспринималось веселее.

Ключевой инструментарий в гибридных мероприятиях — видеотрансляции. Они должны стабильно идти с главной площадки и со вспомогательных точек. Выбор мест, откуда организуется вещание, зависит только от организаторов. Иногда требуется переключить трансляцию на отдельного зрителя или группу участников, причём это делают как по плану, так и с импровизацией. Одними видеотрансляциями ограничиваться не стоит. В распоряжении профессионалов:

• аудиоэфиры;
• соцсети;
• подкасты;
• мобильные сервисы;
• дополненная реальность и другие методы.

Чаще всего стараются гибридную программу провести за 2–3 часа. Но она может продолжаться несколько дней или даже недель, если это необходимо для раскрытия замысла. Долгие проекты разбивают на блоки, чередуя форматы представления информации и способы связи. Такой подход гарантирует, что никто не утомится, не станет воспринимать предоставляемые сведения как ненужные. Ещё одно требование — сочетать интервалы для отдыха аудитории с максимальным расширением охвата.

Разновидности смешанных событий

Применить технологию объединения онлайна и офлайна можно для каких угодно событий. Но делать это нужно вдумчиво, потому что каждое направление диктует свои особые правила, заставляет немного корректировать цели.

«Гибридизируют» корпоративы и деловые игры, тимбилдинговые состязания и фестивали. В коммерческих целях этот метод широко применяют компании, которым надо налаживать взаимодействие большого числа удалённых подразделений. Обязательным требованием будет укрепление командного духа и сплочение коллектива. На сотрудников гибридный режим действует гораздо эффективнее простой видеоконференции или иного онлайн-метода.

Тимбилдинг в Сочи

Организация деловых мероприятий в Сочи

Организация корпоративных мероприятий в Сочи

Гибридная концепция очень продуктивна в отношении лекций, тренингов, мастер-классов. Такой формат обучения помогает многократно упростить работу докладчиков, которые почему-либо затрудняются приехать на отдалённое место. Технология имеет ещё один плюс: упрощает коммуникацию между аудиторией и выступающими, облегчает передачу необходимых материалов.

Дискуссионные гибридные мероприятия отчасти схожи с образовательными. Теперь проведение семинара, форума, конференции, диспутов и дебатов не требует обязательного сбора всех участников в одном месте. Географические рамки могут быть очень сильно раздвинуты. Добавление «офлайновой» части облегчает выстраивание доверительных взаимоотношений между экспертами и аудиторией. Достичь подобного эффекта классическими онлайн-инструментами весьма трудно.

Гибридная схема находит массу применений в маркетинге. Это решение полезно не только для презентации или продвижения новой продукции. Соответствующие мероприятия пригодятся на брифингах, пресс-конференциях и во многих иных случаях. Они позволяют нарастить воздействие на целевую аудиторию, увеличить объём демонстрируемых медиаматериалов без риска переутомить слушателей или зрителей. Благодаря подобному достоинству компания может выстраивать максимально доверительные отношения с потребителями товаров и услуг, использовать неформальные каналы коммуникации.

Гибридное мероприятие может проводиться и в развлекательных целях. Более того, именно шоу-бизнес особенно активно внедряет такой формат. Интерес к нему резко усилился в 2020-м, когда привычные концерты, выставки и иные массовые мероприятия оказались невозможны ли сильно затруднены. Слияние реальности и виртуальности значительно улучшило развлекательную отрасль. Появился свежий опыт, дистанция между артистами и публикой стала заметно меньше, погружение зрителей в происходящее событие усилилась.

Организация и проведение конференций в Сочи

Организация и проведение форумов в Сочи

Организация и проведение семинаров в Сочи

Положительные и отрицательные моменты гибридных мероприятий

Вне зависимости от программы, в которой применяются методики смешанного ивента, организаторы и заказчики отмечают несомненную значимую пользу. Ключевое преимущество — повышенный уровень безопасности. Уменьшение размера основной площадки и размещение заметной доли участников дома или на рабочем месте позволяет застраховаться от угрозы распространения инфекции. Незначительную группу живых людей куда проще снабдить средствами индивидуальной защиты. Легче следить за соблюдением социальной дистанции и дезинфицировать помещения. Конечно, меньше проблем возникает с пожарной и антитеррористической защищённостью.

Гибридизация позволяет очень сильно увеличить масштаб мероприятий. Становится реально собрать массу участников, включая активно вовлечённых, из самых отдалённых мест земного шара. Да, в простом онлайн-формате это тоже возможно, но включения с реальных площадок существенно усиливают впечатления людей.

Гибридные методики очень прогрессивны и активно развиваются. Теперь мероприятия могут подразумевать использование:

• разнообразной передовой техники;
• чат-ботов;
• дополненной реальности;
• флешмобов и многого другого.

Помимо неповторимого колорита, преимуществом становится также продвинутая репутация ивента. Особенно большой эффект такой подход оказывает на технических специалистов и молодёжную аудиторию.

Важным фактором для многих компаний становится использование инструментария «больших данных». В онлайн-среде совершенно легальным образом доступны значительные массивы информации. На их основе можно анализировать поведение участвующих, восприятие ими событий, уровень мотивации. Полезен такой разбор ещё и при выявлении ошибок, недоработок.

Ещё одно преимущество — экономичность гибридных мероприятий. Больше не нужно тратиться на аренду или обустройство больших пространств, крупных зданий. Трансферы участников становятся гораздо дешевле. Меньше денег тратится на кейтеринг, декор, охрану, сопровождение участников персоналом компании. Даже если учесть стоимость услуг онлайн-платформ и трафика, выгода несомненна.

Однако надо обратить внимание и на потенциальные недостатки комбинированного формата. Например, гораздо тщательнее обычного придётся готовить само мероприятие. Фактически, одновременно происходят два события: в цифровом пространстве и на «физической» площадке. Достаточно небольшой накладки, чтобы всё провалилось. Каждое решение из области информационных технологий должно быть тщательно проверено.

Дополнительная трудность — появление лишних подрядчиков и специалистов. Чем больше разноплановой работы приходится проводить, тем сложнее руководству согласовать их деятельность как следует.

Возрастает вероятность сбоев. Пусть многократно проверены цифровые технологии, пусть они стабильно применяются уже давно — повышение нагрузки может привести к зависанию или иным неполадкам. Приходится готовить подстраховывающие системы, дублировать технику, программы, базы данных, резервировать файлы. Понадобятся и варианты сценария, позволяющие устранить негативные ситуации.

Сохранить вовлечённость участвующих не так-то просто. Подключённые по удалённым каналам связи люди часто теряют интерес, стоит лишь на несколько минут оставить их без внимания. Чтобы никто не отвлекался на посторонние вещи и ненужные действия, придётся прорабатывать сценарий досконально. Он должен предусматривать приёмы поддержания интереса. Ведущим мероприятия нужно отслеживать реакцию публики, самим демонстрировать живой интерес.

Иногда жалуются на недостаточную атмосферность. Такое мнение крайне сомнительно. Просто гибридное мероприятие по яркости ощущений зрителей занимает промежуточное место между офлайновыми и удалёнными.